Politique sur la protection des renseignements personnels

À propos des Gardiens de la neige

Gardiens de la neige (en anglais, Snow Guardians) est un programme de certification et un répertoire public d'entrepreneurs en déneigement, exploité par FolloSoft (9263-7040 Québec Inc.), une entreprise québécoise de logiciels. Les résidents utilisent ce site pour trouver des entrepreneurs vérifiés, accrédités ou certifiés par le programme et pour leur transmettre des demandes de soumission. Les entrepreneurs présentent leur candidature au programme, tiennent à jour une fiche publique et reçoivent les demandes de soumission correspondant à leur territoire de service. Le site est bilingue (français/anglais) et dessert le Canada et les États-Unis.

Contexte

En tant qu'entreprise soucieuse du respect du droit à la vie privée et de la protection des renseignements personnels, nous avons adopté une Politique sur la protection des renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, ci-après Loi).

Dans le cadre de cette politique, en nous communiquant des renseignements personnels (notamment, mais sans s'y limiter, par l'intermédiaire de : demandes de soumission, candidatures d'entrepreneurs, création de compte, demandes de renseignements et formulaires en ligne), vous acceptez que nous traitions ceux-ci conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels.

Responsabilité

FolloSoft est responsable de la protection des renseignements personnels qu'elle détient. Tous les membres de son personnel doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des renseignements personnels, quelle que soit la nature du support ou la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Objectifs

La Loi protège les renseignements personnels d'une personne physique, notamment afin de prévenir et de contrer le vol d'identité, la fraude financière ou une atteinte à la réputation de celle-ci.

Pour favoriser des pratiques saines, rigoureuses et préventives, la Loi précise qu'une entreprise doit désigner une personne qui exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Au sein de notre entreprise, Mme Isabelle Lorrain, Directrice générale, est chargée de veiller au respect et à la mise en oeuvre de la Loi.

Définitions

Renseignement anonymisé : Tout renseignement qui ne permet plus, de façon irréversible, d'identifier directement ou indirectement une personne.

Renseignement personnel : Tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l'identifier. À titre d'exemple, les nom, prénom, numéro d'assurance sociale, date de naissance ou adresse de résidence de la personne sont des renseignements personnels.

Renseignement de nature sensible : Un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsque, par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d'attente raisonnable en matière de vie privée.

Renseignements que nous recueillons

Nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte, et nous privilégions la transparence au moment de la collecte afin que le consentement soit éclairé. L'accès aux renseignements personnels est limité aux seuls employés habilités dans l'exercice de leurs fonctions. Selon l'utilisation que vous faites du site, nous recueillons :

• Demandes de soumission (résidents) : vos nom, adresse courriel et numéro de téléphone, l'adresse ou le code postal de la propriété à desservir, ainsi que les précisions que vous fournissez sur les travaux demandés;
• Recherches dans le répertoire : la ville ou le code postal recherché, utilisé pour vous jumeler aux entrepreneurs desservant ce secteur;
• Candidatures et fiches d'entrepreneurs : le nom et les coordonnées de l'entreprise, le nom et les coordonnées d'un représentant, le territoire de service et les pièces justificatives requises pour la vérification et la certification (comme les preuves d'assurance, licences et immatriculations), ainsi que les photos et logos soumis pour la fiche publique;
• Comptes : l'adresse courriel et le mot de passe (conservé sous forme hachée) utilisés pour la connexion;
• Renseignements techniques : les données de connexion nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site, comme les données de vérification antipourriel et de limitation de débit dérivées de votre adresse IP.

Rôles et responsabilités

La protection des renseignements personnels est une responsabilité partagée au sein de FolloSoft :

• La direction approuve la présente politique, soutient sa mise en oeuvre et facilite l'exercice des fonctions du ou de la responsable de la protection des renseignements personnels;
• Le ou la responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect de la Loi et de la présente politique, traite les demandes d'accès, de rectification et les plaintes, et procède à l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de tout projet impliquant des renseignements personnels — y compris toute communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec;
• Les gestionnaires s'assurent que les renseignements personnels sous leur responsabilité sont recueillis, utilisés, conservés, communiqués et détruits de façon sécuritaire par leurs équipes;
• L'ensemble du personnel n'accède qu'aux renseignements personnels nécessaires à l'exercice de ses fonctions, ne les utilise qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et signale tout incident au ou à la responsable.

Utilisation et mesures de sécurité

Nous utilisons vos renseignements personnels notamment pour : l'exploitation du répertoire, le jumelage des demandes de soumission aux entrepreneurs et leur transmission, l'évaluation et l'audit des candidatures à la certification, la publication des fiches d'entrepreneurs, les communications relatives à vos demandes ou à votre compte, ainsi que la sécurité du service.

Nous adoptons des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos renseignements personnels contre les risques de vol, de perte, d'accès, d'utilisation et de communication non autorisée et contre toute atteinte à la protection d'un tel renseignement. Ces mesures tiennent compte de la nature, de la finalité, de la sensibilité, de la qualité, de la répartition et du support relié aux renseignements personnels.

Bien qu'aucune méthode de transmission ou de stockage sur Internet ne soit totalement sécuritaire, nous révisons et améliorons continuellement nos mesures de protection.

Communication des demandes de soumission aux entrepreneurs

La transmission des demandes de soumission est la fonction première de ce site. Lorsque vous soumettez une demande de soumission, les renseignements qu'elle contient — vos nom et coordonnées, l'adresse de service et la description des travaux — sont transmis à l'entrepreneur ou aux entrepreneurs participants dont le territoire de service correspond à votre emplacement, afin qu'ils puissent vous répondre directement.

Les entrepreneurs qui reçoivent une demande de soumission doivent l'utiliser uniquement pour y répondre, et demeurent responsables de leur propre traitement de vos renseignements une fois que vous faites affaire avec eux. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne communiquons pas les demandes de soumission à d'autres personnes que les entrepreneurs jumelés et les fournisseurs de services qui traitent des données pour notre compte.

Les fiches d'entrepreneurs sont publiques

Le répertoire a pour raison d'être la publication de renseignements sur les entreprises participantes. La fiche publique d'un entrepreneur — nom de l'entreprise, statut de certification, territoire de service, description, photos et logo — est visible par tous et peut apparaître dans les moteurs de recherche. Les renseignements personnels qui ne sont pas destinés à la fiche publique (comme les pièces justificatives soumises pour la certification et les coordonnées personnelles d'un représentant) ne sont pas publiés; ils ne servent qu'à évaluer et à administrer la participation au programme.

Consentement

FolloSoft s'assure que le consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication d'un renseignement personnel d'une personne physique à un tiers soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Le consentement doit être évident, fourni sans contraintes, en toute connaissance de cause et être précis. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. La personne concernée doit être bien informée. Dans le cas d'un renseignement sensible, le consentement doit être manifesté de façon expresse.

Lorsque la demande de consentement est faite par écrit, celle-ci doit être présentée distinctement de toute autre information communiquée à la personne concernée. Cette dernière peut requérir qu'on lui prête assistance afin de l'aider à comprendre la portée du consentement demandé. Il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il a été demandé.

Dans certaines situations, l'entreprise FolloSoft peut utiliser un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée, notamment :

• Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli;
• Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée;
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de fraude ou d'évaluation et d'amélioration des mesures de protection et de sécurité;
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d'un produit ou de prestation d'un service demandé par la personne concernée;
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche, ou de production de statistiques et qu'il est dépersonnalisé.

Droit de retirer son consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l'utilisation des renseignements recueillis. Pour retirer votre consentement, veuillez cliquer sur les liens de désabonnement de tout courriel de marketing qui vous a été envoyé ou communiquer avec le ou la responsable de la protection des renseignements personnels.

Détention et utilisation

FolloSoft veille à ce que les renseignements personnels qu'elle détient soient à jour, exacts et utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Si vous constatez des inexactitudes dans nos dossiers ou si vos renseignements personnels changent, veuillez nous en informer sans délai. Les entrepreneurs peuvent mettre à jour les renseignements de leur fiche en tout temps à partir de leur tableau de bord.

Conservation, destruction et anonymisation

Vos renseignements personnels seront conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les lois et règlements applicables qui régissent la durée de conservation.

Lorsqu'il n'est plus nécessaire de conserver des renseignements personnels, nous procéderons à la destruction ou l'anonymisation de ceux-ci selon les circonstances.

Communication

Une personne à l'emploi de l'entreprise FolloSoft ne peut communiquer un renseignement personnel qu'elle détient sur autrui, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne le prévoie.

FolloSoft peut communiquer, sans le consentement de la personne concernée, un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l'exercice d'un mandat ou à l'exécution d'un contrat de service ou d'entreprise qui sera confié à cette personne ou à cet organisme. Le cas échéant, l'entreprise FolloSoft s'engage à ce que le mandat, le contrat de service ou d'entreprise soit constaté par écrit et qu'il indique des mesures de protection quant au caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué.

De même, l'entreprise FolloSoft peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel qu'elle détient sur autrui, notamment :

• À son procureur;
• Au directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est requis aux fins d'une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;
• À une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d'une loi applicable au Québec ou pour l'application d'une convention collective;
• À une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin pour l'exercice de ses fonctions;
• À une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l'entreprise.

Communication de renseignements à l'extérieur du Québec

Certains des fournisseurs de services sur lesquels nous nous appuyons pour exploiter ce site Web hébergent ou traitent des renseignements personnels sur des serveurs situés à l'extérieur du Québec, notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis. Il s'agit notamment de services d'hébergement infonuagique et de bases de données, de diffusion de contenu et de stockage de fichiers, d'envoi de courriels, ainsi que de services de surveillance des erreurs et d'analyse.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, comme l'exige la Loi, et nous ne procédons que lorsque les renseignements bénéficient d'une protection adéquate, notamment au moyen d'ententes écrites imposant à nos fournisseurs des obligations de confidentialité et de sécurité.

Témoins (cookies) et technologies de suivi

Notre site Web utilise des témoins (cookies) et des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement — notamment pour maintenir la session des entrepreneurs connectés à leur compte et pour protéger nos formulaires contre les abus automatisés. Nous utilisons également des outils d'analyse et de surveillance des erreurs afin de mesurer l'utilisation du site et de détecter les problèmes; ces outils sont configurés pour réduire au minimum les renseignements personnels qu'ils reçoivent, et nous ne les utilisons ni à des fins publicitaires ni pour vendre des données.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les témoins. Le blocage des témoins ne vous empêche pas de consulter le répertoire, mais la connexion à un compte d'entrepreneur les requiert.

Communications électroniques

Nous envoyons des courriels transactionnels nécessaires aux services que vous demandez : confirmations et suivis de vos demandes de soumission, notifications aux entrepreneurs concernant leurs demandes reçues et leur certification, messages de vérification de compte et de réinitialisation de mot de passe. Les courriels de marketing ne sont envoyés qu'avec votre consentement et comprennent toujours un lien de désabonnement; les courriels transactionnels peuvent continuer à être envoyés lorsqu'ils sont nécessaires à la prestation des services demandés.

Incident de confidentialité

Est considéré comme un incident de confidentialité : l'accès, l'utilisation, la communication d'un renseignement personnel non autorisé ainsi que la perte ou toute autre atteinte à la protection d'un renseignement personnel.

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, le ou la responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence, aviser la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que toute personne concernée par l'incident.

Cependant, aucun avis ne sera transmis à une personne concernée par un incident de confidentialité, présentant un risque de préjudice sérieux, si cela est susceptible d'entraver une enquête faite par une personne ou un organisme qui est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

Demande d'accès aux renseignements et plainte

Vous pouvez demander l'accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, demander leur rectification s'ils sont inexacts ou incomplets, retirer votre consentement ou recevoir les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Pour toute demande de cette nature, ou pour toute question ou plainte relative à la présente politique, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

• Mme Isabelle Lorrain, Directrice générale
• Courriel : support@follosoft.com
• Téléphone : +1 (514) 933-9777
• Par la poste : FolloSoft, 935 Lippmann, Laval (Québec) H7S 1G3, Canada

Nous répondons aux demandes d'accès et de rectification dans les délais prévus par la Loi.

Procédure de traitement des plaintes

Réception des plaintes

Les plaintes peuvent être déposées par écrit, par téléphone, par courrier électronique ou par tout autre canal de communication officiel et transmises à l'attention de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Lors de la réception, elles seront enregistrées dans un registre centralisé, accessible uniquement par ce dernier ou cette dernière.

Évaluation préliminaire

La personne responsable désignée examine chaque plainte pour évaluer sa pertinence et sa gravité. Les plaintes frivoles, diffamatoires ou sans fondement évident peuvent être rejetées. Toutefois, une justification sera fournie au plaignant.

Enquête et analyse

La personne responsable chargée de la plainte mène une enquête rigoureuse et approfondie en collectant des preuves, en interrogeant les parties concernées et en recueillant tous les documents pertinents. La personne responsable demeure impartiale et a l'autorité nécessaire pour résoudre la plainte. Elle maintient la confidentialité des informations liées à la plainte et veille à ce que toutes les parties impliquées soient traitées équitablement.

Résolution de la plainte

La personne responsable de la plainte propose des solutions appropriées pour résoudre la plainte dans les meilleurs délais.

Communication avec le plaignant

La personne responsable de la plainte communique régulièrement avec le plaignant ou la plaignante pour l'informer de l'avancement de l'enquête et de la résolution de la plainte. Toutes les communications doivent être professionnelles et respectueuses.

Clôture de la plainte

Une fois la plainte résolue, la personne responsable de la plainte fournit une réponse écrite au plaignant ou à la plaignante, résumant les mesures prises et les solutions proposées. Toutes les informations et documents relatifs à la plainte seront conservés dans un dossier confidentiel.

Modification et mise à jour

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre, notamment pour refléter l'évolution de nos pratiques ou de nos obligations légales. La version en vigueur, avec sa date de dernière mise à jour, est toujours publiée sur cette page. En cas de modification importante, un avis sera publié sur notre site Web.